Une méthode d’analyse de ressources infaillible : les listes

Il est inutile de rappeler que la transmission du savoir passe toujours par la documentation, peu importe son support (livres, articles, …). L’analyse de ressources est l’une des activités principales de l’apprentissage, et à tous niveaux. Cela concerne tant les étudiants que les professionnels qui cherchent à développer leurs connaissances.

Cette phase consiste à extraire des informations importantes d’un ensemble de documents pour acquérir des connaissances exploitables dans un domaine. Pour rendre cette démarche profitable et efficace, il faut l’aborder de façon méthodique.

J’ai déjà rédigé un article qui décompose les étapes de l’analyse de ressources. Cette fois-ci je propose de nous concentrer davantage sur la forme du compte-rendu. Il faut y accorder beaucoup de considération. En effet, il est en premier lieu le support de la connaissance. Mais mieux encore, il est une étape entière de son acquisition, tant par la lecture que par la rédaction. De toute évidence, ce document se structure de la même manière que le savoir dans notre esprit.

Dans un premier temps, je ferai un point sur les enjeux, les objectifs et les étapes de l’analyse de ressources. Cela permet de comprendre dans quelle mesure il est important d’être performant et rigoureux. Ensuite, j’expliquerai comment utiliser l’outil puissant que sont les listes, dans le cadre d’une étude de documents. Il est important de mettre en avant les nombreux avantages de cette méthode. Il vous sera plus facile de comprendre comment les listes répondent aux enjeux de l’analyse de documents. Enfin, après avoir étendu la réflexion aux études denses et complexes, je partagerai mon retour d’expérience de cette méthode.

Quels sont les objectifs et les enjeux de l’analyse de ressources ?

Avant toute chose, je ne peux pas me passer de mettre l’accent sur les enjeux de cette étape phare de l’apprentissage ! Pour accorder à une tâche toute l’importance qu’elle mérite, nous devons comprendre ce qu’elle engendre sur notre objectif final.

Nous pourrions, au cas par cas, définir un objectif pour l’analyse de ressources. Cependant, il est possible de proposer une problématique générale qui implique l’étude de documents : extraire les informations importantes pour acquérir de nouvelles connaissances exploitables à long terme. Je parle de “connaissance exploitable” pour montrer qu’il doit être possible de mobiliser les acquis, sous forme d’outils, dans des échanges, des activités pratiques, ou de raisonnement. Il est alors possible de les convertir en “compétences” à force d’expériences et de pratique.

L’analyse de ressources est, entre autres, une tâche pour accomplir l’apprentissage. Elle admet des sous-objectifs qui doivent être atteints pour parvenir à la problématique supérieure :

• Extraire les informations majeures
• Apprendre et convertir les informations en connaissances
• Avoir un support à long terme pour réactiver la connaissance, ou la partager
• Avoir un support utile pour traiter du contenu des documents

Des enjeux découlent de ces objectifs. Ils constituent le résultat souhaitable d’une bonne analyse :

• Synthétiser, de manière organisée et claire, le contenu du document
• Faciliter la compréhension et l’assimilation des notions
• Faciliter l’accès futur à l’information et le partage avec les collaborateurs
• Accompagner et simplifier l’échange autour des documents

Quelles sont les étapes que comprend le processus d’analyse de ressources ?

Nous avons bien compris que l’étude de documents répond à plusieurs problématiques. Il est évident que cette phase de l’apprentissage se décompose en plusieurs étapes. Dans leur réalisation, il faut bien avoir en tête l’objectif ciblé par notre effort (convertir les informations en connaissances, avoir un support à long terme, etc.). Voici comment décomposer l’analyse de ressources :

• La phase de découverte : cette courte partie consiste à identifier les ressources à notre disposition, comprendre très généralement le thème qu’elles abordent et leur type (article, documentation, vidéo, …). Cela permet notamment de préparer la seconde étape, et d’être capable de comprendre dans quels documents il est possible de trouver un type d’information.
• La phase d’organisation : cette étape est importante pour séquencer l’étude et regrouper les documents par thème. Il s’agit de donner une première logique, une première vue d’ensemble à notre analyse.
• La phase de réalisation : j’ai décidé de regrouper deux étapes dans une même phase puisqu’elles ne sont pas réalisées l’une après l’autre mais de façon complémentaire.
  • L’étape de lecture et de compréhension : cette étape est le corps du travail et consiste à lire le contenu de la ressource pour le maîtriser. Je ne m’attarderai pas sur cette étape, je fais référence à mon article “Comment analyser plusieurs documents avec pertinence et efficacité” mais voici ce qu’elle comprend :
    • La lecture
    • La compréhension
    • La clarification des concepts
    • L’extraction des informations
  • L’étape de rédaction : c’est le point que nous développerons dans cet article. Nous l’avons assez répété, elle est essentielle dans notre apprentissage.

Comment utiliser la méthode des listes pour résumer un ensemble de ressources ?

Principe

La méthode repose sur le principe d’un compte rendu d’analyse de ressources sous forme de listes. De nombreux avantages découlent de ce type de rédaction, nous en énumérerons certains après. En revanche, s’imposer une certaine rigueur est essentiel pour garantir son efficacité. De ce fait, il faut approfondir un peu la manière dont nous allons utiliser les listes dans notre compte-rendu.

Nous connaissons tous les listes. Il s’agit d’un ensemble de points déclinés à la suite, éventuellement constitué de sous listes qui apportent un niveau de détail supplémentaire à un point particulier. Ainsi, chaque point sera une information importante dans notre document final. J’entends par là qu’un élément qui n’apporte pas de valeur ajoutée à la connaissance ou à la compréhension ne doit pas figurer dans notre résultat. Une information peut être de différents formats. Elle peut être une définition, une propriété, un principe, un mode de fonctionnement, une explication, une précision, etc.

L’intérêt de cette méthode réside dans la possibilité de décliner un point en un ensemble de sous points pour fournir un niveau de détail supplémentaire. Cela signifie qu’en se dirigeant vers la droite du document, on est dans le niveau le plus important de précision de la connaissance, tandis que vers la gauche, il s’agit des grands concepts, ou des solutions directes à un thème. L’aptitude de notre liste à être exploitée plus tard dépend de la manière dont nous avons décliné et organisé notre information, sous forme d’un ensemble d’éléments et de sous-ensembles.

Organisation des ensembles et des sous-ensembles

La figure 1 clarifie dans un premier temps ce que nous appelons un ensemble ou un sous-ensemble. Comme je l’ai précisé, les sous-ensembles, que l’on appellera ensemble enfants, seront un niveau de précision supplémentaire de l’ensemble parent. Dans l’exemple de la figure 1, le sous-ensemble 3 apporte du détail à l’ensemble parent “sous-ensemble 1”.

Pour garantir la lisibilité et l’accès rapide à l’information, il faut bien organiser cette arborescence. Dans cette démarche, il nous faut assurer une cohérence du type d’information que l’on trouve dans un même sous-ensemble. Par exemple, supposons que le sous élément 1 est une propriété. Si nous souhaitons en définir les mots clés, le sous-ensemble 3 ne contiendrait que des définitions.

Maintenant, s’il nous fallait rajouter des exceptions à notre propriété, il faudrait alors organiser de nouveaux sous-ensembles, comme présenté sur la figure 2. Dans un premier niveau de détail nous n’aurons que des propriétés, dans un second des titres de sections (définitions, exceptions) et dans un dernier deux ensembles : des définitions ou des exceptions.

Cette façon de fonctionner permet de se diriger rapidement vers l’information qui nous intéresse en suivant un chemin logique et organisé. Cela permet également de mettre en évidence le niveau d’importance accordé dans la connaissance d’une notion. Les plus importantes seront déclinées en de nombreux niveaux de précision, les autres préserveront un certain niveau d’abstraction et n’entreront pas dans le détail. Ce choix est mené en considération des objectifs de l’analyse et de l’aptitude des documents à approfondir certains domaines.

Quelques conseils pour une mise en place pertinente

Quelques bonnes pratiques sont à adopter pour rester pertinent quant à l’efficacité de l’outil utilisé :

• Utiliser des mots clés et les mettre en évidence.
• Eviter les phrases longues et raccourcir au maximum.
• Eviter de dépasser 5 éléments par sous-ensemble.
• Ne pas dépasser 10 niveaux de détails.
• Être synthétique.
• Être le plus simple possible.
• Utiliser les termes précis pour les éléments les plus à gauche, puis vulgariser les notions difficiles en allant dans de plus hauts niveaux de détails en se dirigeant vers la droite.

Une mise en place d’un compte rendu conforme à ces recommandations assure quelques piliers pour une compréhension :

• L’arborescence impose une structure intuitive et universelle.
• L’exhaustivité est encouragée en énumérant un ensemble de points.
• La concision rend l’accès à l’information rapide et directe.

Mise en application de la méthode des listes pour mon analyse de ressources

Exemple de liste facilement exploitable

La figure 3 est un exemple d’utilisation de la méthode des listes pour résumer un document à propos des volumes de stockage. Les grands points abordés sont :

• Des définitions importantes relatives au sujet et nécessaire à sa compréhension
• Les intérêts des fichiers, à quoi ils servent
• Les différents supports physiques de stockage des fichiers
• La notion de volume

Ce dernier point est approfondi et on comprend qu’il est un élément important de connaissance. Il est décliné selon 4 propriétés ou axes principaux :

• Une définition accompagnée de 4 exemples
• L’identification des volumes
• L’occupation de volumes multiples accompagné de la catégorisation des fichiers en fonction du nombre de volumes occupés
• L’allocation de la mémoire

Ce dernier point important à la compréhension de la notion est également approfondi.

Exemple d’une liste difficilement exploitable

Pour mettre en évidence la puissance des listes lorsqu’elles sont bien réalisées, utilisons un exemple réalisé au sujet de la programmation orientée objet. Si vous n’êtes pas familier avec ces notions, pas d’inquiétude, ce qui compte c’est davantage la forme. Voici alors un exemple compact, difficile à mobiliser à l’oral, dans la compréhension, l’apprentissage ou le partage :

Si cela peut sembler plus clair que de lourds paragraphes, et je le conçois, mais les listes permettent d’en faire bien plus :

La seconde réalisation est brève, structurée et synthétique. Elle permet d’accéder rapidement à l’information souhaitée pour :

• Discuter des informations contenues dans la ressource
• Répondre à des questions spécifiques d’un collaborateur
• Réactiver une connaissance sur une notion spécifique

Quels sont les avantages de la méthode des listes pour mon analyse de ressources ?

Rappelons les 4 enjeux majeurs de l’analyse de ressource :

• Synthétiser, de manière organisée et claire, le contenu du document
• Faciliter la compréhension et l’assimilation des notions
• Faciliter l’accès futur à l’information et le partage avec les collaborateurs
• Accompagner et simplifier l’échange autour des documents

Ce qui rend la méthode des listes si importante, c’est qu’elle répond efficacement à chacun de ces enjeux, et dans toutes les étapes de l’exploitation du compte-rendu :

• Il est facile et rapide à relire ce qui favorise l’exploitation future du document.
• Les notions sont faciles à comprendre et à assimiler grâce à l’articulation logique des informations, de leur interdépendance et la simplification/vulgarisation des concepts. Cette structure forme une image mentale plus simple à assimiler et à mobiliser sous forme de connaissances.
• Le document est très simple et rapide à utiliser comme support de connaissances pour une utilisation en temps réel. Il est synthétisé avec clarté et organisation.
• Il est plus aisé de partager de la connaissance avec un tel support puisqu’il simplifie l’organisation d’un échange sur le sujet. Il est alors facile à expliquer et à présenter par un simple coup d’œil.

Il est alors un gain de temps d’utiliser les listes dans toutes les étapes de réalisation et d’exploitation du document compte-rendu. L’apprentissage et la compréhension sont accélérés, la mobilisation comme l’exploitation sont simplifiées. Cette méthode est d’une utilité manifeste et devrait être intégrée dans la plupart de nos analyses de ressources.

Comment séquencer et organiser mon analyse lorsque les ressources sont denses et nombreuses ?

Nous l’avons compris, une force de la méthode est son aptitude à synthétiser des informations conséquentes pour faciliter leur mobilisation. Il est alors important de garantir la scalabilité de la méthode, ou plutôt sa capacité à rester efficace pour une quantité d’informations encore plus importante. Pour cela, je propose de suivre ma méthode expliquée dans l’article “Comment analyser plusieurs documents avec pertinence et efficacité ?“.

Pour résumer, il s’agit d’organiser les différents documents par thèmes en étudiant dans un premier temps et rapidement leur contenu. Il s’agit d’identifier ceux qui répondent clairement aux objectifs de notre analyse et de cela définir la priorité d’étude des ressources.

Plusieurs documents autour d’un même thème pourront être étudiés simultanément et résumés dans une même liste. Il convient alors de créer une liste par thème, ou par sous-objectif. Ainsi, pour mobiliser plus tard une connaissance, il suffit de se référer à la liste correspondante. Il est par ailleurs judicieux de séquencer l’étude globale de telle manière à respecter les conseils précédents :

• Eviter de dépasser 5 éléments par sous-ensemble
• Ne pas dépasser 10 niveaux de détails

Mon retour d’expérience sur la méthode des listes pour analyser des documents

En école d’ingénieurs, je suis parfois confronté à des études de ressources conséquentes. Ces dernières constituent ma base de connaissances. Je dois extraire un maximum d’informations utiles pour acquérir un bon niveau et répondre aux objectifs proposés. La nécessité d’une méthode rigoureuse d’analyse de ressources, dans ce contexte, n’est plus à démontrer.

Depuis que j’utilise la méthode des listes, j’aborde mes analyses plus confiant. En effet, cela me permet de suivre le fil directeur de mon étude et de me raccrocher à l’objectif initial. Je suis conforté sur le fait de ne pas oublier de points importants, et un manquement serait mis en évidence rapidement grâce à la structure des informations extraites. De plus, l’apprentissage et la compréhension des notions se fait simultanément à la rédaction du compte-rendu. Par ailleurs, je perds moins de temps sur les notions moins utiles.

Mieux, lors des sessions de retours collectives sur les ressources, il est pour moi beaucoup plus facile de discuter des informations que j’ai collectées. Je prends davantage de distances avec les notes pour me rapprocher des connaissances engendrées par mon étude efficace. J’entends par là que par un coup d’œil je me situe dans ma réflexion et je mobilise ce que j’ai appris si facilement, pour enfin reformuler. Je sens une plus grande complémentarité entre mon document support et les informations que je propose à l’oral.

Je ne pourrais pas me passer de cette méthode en considération de ce qu’elle m’apporte dans toutes les étapes de mon étude. Elle est un réel atout et un gain de temps considérable.

Conclusion

L’analyse de ressources est une étape indispensable de l’apprentissage, et à tous niveaux. Elle nous confronte à 4 enjeux majeurs qui sont :

• Synthétiser, de manière organisée et claire, le contenu du document
• Faciliter la compréhension et l’assimilation des notions
• Faciliter l’accès futur à l’information et le partage avec les collaborateurs
• Accompagner et simplifier l’échange autour des documents

Dans cet article, nous avons constaté l’importance de la rédaction du compte-rendu pour répondre à ces enjeux. Notamment, la méthode des listes impose une structure favorable à l’extraction efficace des informations, à leur compréhension, leur apprentissage et leur mobilisation future.

Finalement, cette méthode, qui consiste à développer l’information en un ensemble de points et de sous-ensembles, permet d’appréhender les notions avec certains niveaux de détails. En outre, elle est un gain de temps essentiel dans toutes les étapes de l’analyse et de la mobilisation tant qu’elle est bien mise en place. Cette méthode est d’ailleurs répandue pour des applications beaucoup plus variées du fait de sa simplicité et de son efficacité manifeste.