Comment analyser plusieurs documents avec pertinence et efficacité ?

Les étudiants, les chercheurs, les ingénieurs ; l’analyse de documents concerne de nombreuses personnes dans des domaines très différents. Les enjeux sont importants : une étude pertinente et efficace des ressources permet de gagner en productivité de façon considérable. Cela permet également d’optimiser la connaissance et la compréhension du contenu. Cet article établit une méthode d’analyse qui permet de traiter des contenus denses et nombreux sans passer à côté des points importants.

1. Etablir l’objectif de l’analyse

Avant même d’ouvrir le moindre document, il est essentiel de déterminer l’objectif de l’analyse. Effectivement, en fonction de celui-ci, les choix pour étudier les ressources efficacement ne seront pas les mêmes.

Il peut être de nature différentes. Entre autres, on peut mentionner des objectifs pédagogiques, c’est à dire acquérir de nouvelles connaissances. Il peut également s’agir de comparer des informations entre elles, d’identifier des tendances dans des domaines particuliers. On peut imaginer de nombreuses raisons qui justifient l’analyse de documents.

2. Déterminer les objectifs et le sujet de chaque document

A ce stade, l’objectif de l’analyse est fixé. Il faut alors parcourir l’ensemble des documents pour identifier les objectifs de chacun d’entre eux et le sujet qu’il traite. Vous pouvez en associer plusieurs à chaque ressource, mais n’en ajoutez pas trop pour que le tout reste clair et concis. Cette étape est importante pour comprendre la nature du contenu que l’on y trouvera et les réponses qu’un document peut nous apporter. C’est essentiel pour savoir où chercher l’information.

Par exemple, un objectif peut-être “Définir la notion de sécurité informatique”.

3. Regrouper les documents par thème

Une fois le sujet identifié pour chaque document, il est important de les regrouper par thèmes. Cette étape permet de les organiser et de les étudier selon un ordre cohérent. Notamment, les ressources d’un même thème seront traitées ensembles. En traitant les points proches en même temps, on évite les gymnastiques intellectuelles inutiles pour retrouver la définition de mots étudiés, pour comprendre à nouveau les concepts mobilisés, etc. Nous gagnons en productivité.

Par exemple, un thème peut-être la sécurité informatique. On pourrait imaginer un document qui définit le concept de sécurité informatique, un second qui traite des solutions de sécurité, etc.

4. Trier les documents d’un même thème selon leur interdépendance

Les documents sont à présent organisés par thèmes. Seulement, il peut arriver que des informations contenues dans l’un d’entre eux mobilisent des informations proposées dans un autre. S’il est possible pour vous d’identifier cette situation en amont, pensez à les trier pour avoir les bonnes informations lors de l’étude de chacun d’entre eux.

5. Etablir la priorité des thèmes et des objectifs à étudier

Selon l’objectif définit dans le premier point de cet article, vous devez établir les sujets, les thèmes et les objectifs des documents à étudier en priorité. Cette démarche permet d’établir l’ordre que vous allez suivre pour l’analyse. Vous pouvez associer à chaque objectif de chaque ressource un niveau de priorité entre 1 et 4 :

1. L’analyse est nécessaire pour répondre à nos objectifs.
2. L’analyse est très importante pour répondre à nos objectifs.
3. L’analyse apporte de la valeur ajoutée pour répondre à nos objectifs.
4. L’analyse n’apporte pas grand chose pour répondre à nos objectifs.

Il est très important d’étudier les thèmes, puis au sein des thèmes les documents, selon l’ordre de priorité. Cela permet d’être productif, et en cas de manque de temps, d’avoir saisi le plus d’informations importantes possibles. Vous pourrez optimiser votre étude selon le temps que vous pouvez lui allouer.

6. Etudier ensemble les documents d’un même thème, aux problématiques proches

Le travail d’organisation préparé en amont est très important et permet d’étudier les documents aux contenus proches en même temps. Le travail intellectuel sera alors optimisé puisque votre attention sera centrée exclusivement sur un type d’information. Vous comprendrez plus rapidement les différents contenus que si vous aviez étudié un même thème en différé. Les mots clés, les concepts, les définitions sont claires pour vous au moment ou vous étudiez les ressources. Cela vous épargne d’une gymnastique d’esprit inutile pour chercher des informations lues antérieurement.

Etudier les documents aux problématiques proches en même temps permet de comparer les points de vue et d’avoir une vision critique de la problématique. Vous cernerez mieux les enjeux et pourrez apporter une réponse plus complète.

7. Etudier l’articulation du document et identifier les points clés

Avant de commencer une lecture approfondie du document, vous devez comprendre comment il s’articule pour répondre à ses objectifs. Vous comprendrez lors de la lecture là ou l’auteur souhaite vous emmener, là ou il veut en venir. Vous ferez le lien plus facilement entre le contenu et ce que vous cherchez à obtenir. Pour comprendre son articulation, identifiez les points clés. Ce sont ces étapes principales qui vous permettent de le résumer.

8. Identifier les mots et les concepts inconnus

Il est très important de relever les mots et les concepts que vous ne connaissez pas et qui bloquent la compréhension. Cela vous permet de clarifier ce que vous ne connaissez pas avant d’entrer dans le détail de la ressource.

9. Relever les informations importantes du document et la réponse à son objectif

Soyez synthétique et ne relevez que les informations qui ont une importance pour répondre à l’objectif. L’ensemble de ces informations vous permettent de donner une réponse cohérente. A ce stade, vous avez compris les principaux enjeux du document. Vous en connaissez le contenu, l’articulation, et vous comprenez l’ensemble de celui-ci.

10. Rentrer dans le détail

Vous pouvez, s’il vous reste du temps, rentrer dans le détail du document pour en saisir les subtilités. C’est toujours intéressant d’aller plus loin et de saisir ce qui est un peu plus implicite et ce qui nécessite un peu plus d’analyse. Cette étape a souvent peu de valeur ajoutée quant aux objectifs que vous vous êtes fixés, alors elle est à effectuer à la toute fin.

11. Rédiger un rapport

Il est important de rédiger un rapport de l’analyse pour synthétiser l’ensemble du contenu étudié. Cela permet de retrouver rapidement les informations essentielles lorsqu’il faut étudier de nouveau le sujet. A la fin de l’analyse, lire le rapport permet de saisir l’intégralité des informations relevées lors de l’analyse, sans passer à côté d’un point important. Il est conseillé d’organiser le rapport de la même manière dont nous avons organisé les documents pour l’étude. Notamment, regroupez les informations par thème et par objectifs.

Par exemple :

• Sécurité informatique
  • Définir la sécurité informatique : étude de la vulnérabilité d’un système d’informations pour anticiper les menaces.
    • Information importante
    • Information importante
  • Donner des solutions pour la sécurité informatique : le solutions sont …
    • Information importante
    • Information importante
• Thème
  • Objectif
    • Information importante

Finalement, bien que la démarche semble longue à introduire, elle permet de gagner un temps considérable lors de l’analyse et d’être très productif et efficace. Notamment, cette démarche vous évite de passer à côté d’informations essentielles pour répondre à vos objectifs. Vous pouvez adapter cette démarche selon vos besoins.